Bạn có thể tạo phiếu xuất kho bằng cách chọn hóa đơn hoặc các sản phẩm có sẵn hoặc Đơn đặt hàng (nếu "Bắt buộc chọn Đơn đặt hàng khi tạo phiếu Xuất kho" được kích hoạt tại Cài đặt chung -> Nhập-Xuất kho. Các đơn đặt hàng đã được phê duyệt và có trạng thái là Đã giao hoàn toàn sẽ được chọn để tạo phiếu xuất kho).
- Bước 1. Tạo quy trình phê duyệt cho Phiếu xuất kho (nếu cần ) tại phần thiết lập phê duyệt .
- Bước 2. Vào menu Xuất kho trong mục Kho hàng từ thanh bên trái -> nhấp vào nút Phiếu xuất kho
- Bước 3. Trong trang Phiếu xuất kho, hãy điền các thông tin bắt buộc:
- Số chứng từ: Tự động tạo dựa trên tiền tố được cấu hình trong Cài đặt tiền tố
- Ngày hạch toán: ngày tài liệu này được ghi lại cho mục đích hạch toán.
- Ngày chứng từ: ngày thực tế chứng từ được phát hành.
- Hóa đơn: Chọn những hóa đơn chưa được giao hết từ kho.
- Có thể sử dụng một hóa đơn để tạo nhiều phiếu xuất kho cho đến khi tất cả các sản phẩm được giao.
- Các sản phẩm trong hóa đơn đã chọn sẽ tự động điền vào phiếu mua hàng chỉ khi số lượng hàng còn lại lớn hơn 0.
- Các sản phẩm hết hàng sẽ không xuất hiện và phải được giao sau khi bổ sung hàng.
- Tên khách hàng: Tự động điền dựa trên hóa đơn đã chọn.
- Người nhận: Nhập tên người nhận theo cách thủ công.
- Địa chỉ: Tự động điền từ hóa đơn đã chọn.
- Phòng ban: Chọn phòng ban yêu cầu.
- Người yêu cầu: Chọn nhân viên yêu cầu xuất kho – phải là người dùng đã đăng ký.
- Nhân viên bán hàng: Mặc định là Quản trị viên, nhưng có thể thay đổi thành nhân viên bán hàng khác.
- Dự án: Chọn một dự án liên quan nếu có – điều này sẽ được liên kết trong thông tin chi tiết của dự án.
- Loại: Chọn giữa CAPEX (Chi phí vốn) hoặc OPEX (Chi phí hoạt động).
- Số hóa đơn: Nhập hoặc tự động điền dựa trên hóa đơn đã chọn.
- Chọn mục: chọn một sản phẩm từ danh sách thả xuống.
- Tên kho: chọn kho để xuất hàng
- Số lượng có sẵn: hiển thị số lượng hàng tồn kho hiện tại trong kho đã chọn
- Số lượng : nhập số lượng bạn muốn giao. Nếu bạn chọn Hóa đơn hoặc Đơn đặt hàng , trường này sẽ tự động điền từ chứng từ gốc đó. Số lượng phải nhỏ hơn hoặc bằng số lượng có sẵn từ Phiếu xuất kho kho.
- Giá bán : nhập giá bán của sản phẩm. Nếu sử dụng Hóa đơn hoặc Đơn đặt hàng , trường này sẽ tự động điền theo đơn giá trên chứng từ đó.
- Thuế : chọn loại thuế áp dụng. Nếu mục được chọn thủ công, thuế sẽ được lấy từ thuế mặc định của mục đó . Nếu chọn Hóa đơn hoặc Đơn đặt hàng, thuế sẽ được lấy từ chứng từ đó.
- Tổng phụ : Tính bằng Số lượng x Đơn giá
- Chiết khấu : chiết khấu theo phần trăm cho từng sản phẩm.
- Chiết khấu (tiền): Tính bằng (Tổng phụ + Số tiền thuế) x Chiết khấu (%)
- Tổng thanh toán : số tiền cuối cùng cho dòng = Tổng phụ + Thuế - Giảm giá
Phần tóm tắt:
- Tổng phụ : tổng số tiền trước khi trừ bất kỳ khoản chiết khấu và thuế nào
- Tổng chiết khấu : tổng số tiền chiết khấu từ tất cả các sản phẩm
- Tổng số tiền thanh toán : số tiền cuối cùng phải trả sau khi cộng thuế và trừ chiết khấu
Nhấp 
để thêm sản phẩm vào danh mục xuất kho.
Nhấp 
để xóa sản phẩm khỏi danh mục xuất kho.
- Bước 4. Lưu phiếu xuất kho và duyệt (nếu có quy trình duyệt)
Sau khi phiếu xuất kho có trạng thái Đã duyệt ==> giảm tồn kho cho sản phẩm
Chọn số sê-ri trong phiếu xuất kho
- Vào menu Cài đặt trong mô-đun Kho hàng từ thanh bên trái -> Chọn Cài đặt chung -> Chọn Số sê-ri -> Bật Sản phẩm theo sê-ri
- Nếu bạn tạo phiếu xuất kho từ đơn đặt hàng và hóa đơn bán hàng , hệ thống sẽ tự động chọn số sê-ri khả dụng và ưu tiên xuất theo phương pháp FIFO . Bạn chỉ có thể thay đổi số sê-ri trong trang chỉnh sửa phiếu xuất kho . Để thay đổi số sê-ri, bạn cần tạo quy trình phê duyệt cho phiếu xuất kho.
Tạo phiếu xuất kho khi hóa đơn được tạo.
Vào menu Cài đặt -> tab Nhập-Xuất kho -> đánh dấu vào tùy chọn “ Tạo phiếu xuất kho khi Hóa đơn được tạo: Phiếu xuất kho sẽ được tự động tạo ngay khi hóa đơn được tạo. 