Modules Quản lý Hợp đồng giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện từ tạo – phê duyệt – ký kết – theo dõi – kết thúc hợp đồng. Người dùng có thể quản lý đầy đủ tiêu đề, loại hợp đồng, khách hàng/đối tác, giá trị, báo giá, thời gian; đồng thời thực hiện trao đổi, ghi chú, tải file, gán nhiệm vụ và theo dõi thay đổi.
Hệ thống hỗ trợ phân quyền chi tiết, chữ ký số hợp lệ, và lưu lại đầy đủ lịch sử chỉnh sửa nhằm đảm bảo tính minh bạch. Ngoài ra, người dùng sẽ nhận được thông báo & nhắc nhở tự động khi có hợp đồng mới, cần phê duyệt, sắp hết hạn hoặc có thay đổi nội dung.
Đặc biệt, hệ thống được tích hợp liền mạch với các module Dự án, Công việc, Kanban, Nhân sự và Phòng ban, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, thuận tiện và chính xác hơn trong toàn bộ quá trình quản lý hợp đồng.
Tổng hợp các tính năng :
1. Tiêu đề & Loại hợp đồng
- Ghi rõ tiêu đề hợp đồng (VD: Hợp đồng cung cấp dịch vụ A).
- Phân loại hợp đồng: mua hàng, bán hàng, dịch vụ, thuê ngoài, hợp tác, nội bộ...
2. Khách hàng/Đối tác
- Thông tin khách hàng/đối tác được liên kết trực tiếp với hợp đồng.
- Hỗ trợ trao đổi, bình luận, và chia sẻ tài liệu ngay trong hợp đồng.
- Tích hợp CRM để đồng bộ dữ liệu khách hàng.
3. Phân quyền người dùng
- Quản trị viên, nhân sự liên quan, khách hàng có quyền hạn riêng:
- Xem / Sửa / Phê duyệt / Tải xuống / Ký hợp đồng.
- Hạn chế truy cập theo phòng ban hoặc dự án.
4. Nội dung & Mô tả hợp đồng
- Soạn thảo nội dung hợp đồng chi tiết.
- Mô tả mục tiêu, phạm vi, điều khoản, điều kiện.
- Cho phép chỉnh sửa và lưu lịch sử thay đổi.
5. Báo giá & Giá trị hợp đồng
- Liên kết báo giá, đơn đặt hàng, hoặc đề xuất đã phê duyệt.
- Hiển thị giá trị hợp đồng (tổng, chi tiết các hạng mục, VAT).
- Theo dõi các điều chỉnh giá trị (phụ lục).
6. Thời gian thực hiện
- Thời gian bắt đầu – kết thúc hợp đồng.
- Cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn.
- Gantt chart hoặc Kanban view để quản lý tiến độ.
7. Nhiệm vụ & Công việc
- Gán nhiệm vụ cho nhân sự hoặc khách hàng.
- Theo dõi trạng thái: Đang xử lý / Hoàn thành / Trễ hạn.
- Liên kết với module Dự án & Công việc.
8. Trao đổi & Ghi chú
- Khu vực chat/trao đổi nội bộ và với khách hàng.
- Ghi chú nhanh liên quan đến từng điều khoản.
- Lưu lại lịch sử tương tác.
9. Tải file & Tài liệu liên quan
- Hỗ trợ upload hợp đồng scan, phụ lục, báo giá, hóa đơn.
- Cho phép khách hàng upload tài liệu phản hồi.
- Quản lý phiên bản tài liệu.
- 10. Lịch sử đổi mới
- Mọi chỉnh sửa, cập nhật, phê duyệt đều có log.
- Ghi rõ: ai sửa, sửa gì, thời gian nào.
- Giúp minh bạch và đảm bảo tính pháp lý.
11. Chữ ký số/Ký điện tử
- Hỗ trợ ký số trực tiếp trên nền tảng.
- Hợp lệ pháp lý theo chuẩn Việt Nam (VNPT, Viettel-CA, FPT-CA...).
- Lưu lại thời gian, IP và thông tin chữ ký.
12. Thông báo & Nhắc nhở
- Thông báo thời gian thực (Real-time): gửi tới người dùng qua hệ thống, email, hoặc app di động.
- Các sự kiện được thông báo:
- Hợp đồng mới được tạo.
- Có chỉnh sửa nội dung / phụ lục.
- Hợp đồng cần phê duyệt.
- Hợp đồng sắp hết hạn hoặc đến hạn thanh toán.
- Khách hàng thêm bình luận, tài liệu.
- Nhiệm vụ liên quan đến hợp đồng được giao hoặc hoàn thành.
- Nhắc nhở định kỳ: cấu hình nhắc lại trước X ngày (ví dụ 7 ngày trước khi hết hạn).
- Thông báo phân quyền: chỉ gửi đến đúng nhóm người liên quan (quản trị viên, người phụ trách, khách hàng).
13. Tích hợp
- Dự án
- Nhiệm vụ / Task
- Kanban Dự án
- Nhân sự
- Phòng ban