Quản lý công việc

Module Quản lý Công việc & Tương tác Khách hàng là giải pháp giúp doanh nghiệp tổ chức, giám sát và tối ưu tiến độ dự án trên một nền tảng duy nhất của chúng tôi.

Hệ thống hỗ trợ quản lý danh sách công việc, phân công nhiệm vụ và cập nhật tiến độ theo thời gian thực, đồng thời cho phép khách hàng trực tiếp tham gia vào quy trình – theo dõi tiến độ, gửi phản hồi và theo dõi yêu cầu hỗ trợ qua ticket.

Thay vì quản lý rời rạc qua email, chat hoặc file Excel, mọi thông tin về công việc, phản hồi khách hàng và yêu cầu hỗ trợ được quản lý tập trung trên một hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý, tăng hiệu suất làm việc và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

1. Nguyên tắc hoạt động

Modules Quản lý công việc được thiết kế dựa trên 3 nguyên tắc:

• Tập trung thông tin: Mọi dữ liệu về công việc, tài liệu, trao đổi đều nằm trên một nền tảng duy nhất.

• Minh bạch tiến độ: Cập nhật rõ ràng trạng thái, trách nhiệm và % hoàn thành của từng hạng mục.

• Theo dõi & đánh giá liên tục: Hệ thống luôn ghi nhận tiến trình và có báo cáo thời gian thực.

• Kết nối khách hàng: Cho phép khách hàng xem tiến độ, gửi feedback và theo dõi ticket hỗ trợ trực tiếp trên hệ thống.

2. Các thành phần trong hệ thống

2.1. Dự án (Project)

Một Dự án là đơn vị quản lý cấp cao nhất trong module, đóng vai trò khung tổng thể để tập hợp tất cả công việc, nguồn lực và thông tin liên quan.

Thông tin quản lý của Dự án gồm:

• Tên dự án: Xác định rõ ràng và dễ nhận biết (ví dụ: “Triển khai website thương mại điện tử”).

• Mục tiêu dự án: Mô tả ngắn gọn kết quả cần đạt được (ví dụ: “Hoàn thiện website và chạy chiến dịch marketing trong 3 tháng”).

• Thời gian thực hiện: Ngày bắt đầu – ngày kết thúc (Deadline tổng thể).

• Người quản lý dự án (Leader): Chịu trách nhiệm phân công, giám sát và phê duyệt kết quả.

• Danh sách thành viên: Bao gồm vai trò và quyền hạn của từng người (Người được giao, Người theo dõi, Cố vấn, Khách hàng,…).

• Tổng % hoàn thành: Hệ thống tự động tính dựa trên mức hoàn thành trung bình của tất cả các Task trong dự án.

• Báo giá: Cho phép tạo và quản lý báo giá ở nhiều cấp độ, gồm báo giá toàn dự án, báo giá theo từng Task hoặc theo giờ làm việc, hỗ trợ xuất báo giá gửi khách hàng ngay trên hệ thống.

Tính năng hỗ trợ của Dự án:

1. Tổng quan tiến độ (Project Dashboard): Hiển thị % hoàn thành, số lượng Task còn lại, các Task trễ hạn, công việc ưu tiên cao.

2. Quản lý thành viên: Thêm/xóa thành viên, thay đổi quyền truy cập theo thời điểm.

3. Báo cáo thời gian thực: Cập nhật liên tục khi thành viên thay đổi trạng thái Task hoặc hoàn thành checklist.

4. Lưu trữ & truy xuất tài liệu: Toàn bộ file đính kèm được tập trung và phân loại theo dự án.

5. Nhật ký hoạt động (Activity Log): Lưu vết tất cả thao tác, giúp dễ dàng truy xuất lịch sử khi cần đánh giá hoặc kiểm tra.

2.2. Công việc (Task)

Mỗi Task có:

• Thông tin cơ bản: Tên, mô tả, người thực hiện, người theo dõi.

• Thời gian: Ngày bắt đầu, Deadline, tần suất lặp lại.

• Nhắc nhở: Cảnh báo trước deadline qua Email/Thông báo app.

• Nguồn lực: Chi phí, ngân sách, báo giá (báo giá cho từng task hoặc tính theo giờ làm việc)..

• Chức năng hỗ trợ:

  • Trao đổi (bình luận, @tag người khác)

  • Tệp đính kèm

  • Checklist

2.3. Người tham gia (Actor)

• Người quản lý: Tạo, phân công, theo dõi, trao đổi, duyệt.

• Người theo dõi: Quan sát, nhận thông báo,trao đổi.

• Người được giao: Thực hiện, trao đổi và cập nhật tiến độ.

• Khách hàng: Xem tiến độ, trao đổi, phản hồi, yêu cầu điều chỉnh.

3. Luồng công việc (Workflow)

1. Tạo dự án

   • Leader xác định mục tiêu, thời gian, thêm thành viên.

2. Tạo Task

   • Đặt tên, mô tả, deadline, phân công người thực hiện và người theo dõi.

3. Thực hiện & cập nhật

   • Thành viên thực hiện checklist, đính kèm tài liệu, trao đổi.

4. Theo dõi tiến độ

   • Leader xem báo cáo % hoàn thành, các task trễ hạn, công việc sắp tới.

5. Đánh giá & hoàn tất

   • Leader duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa.

6. Lưu trữ & báo cáo

   • Hệ thống lưu trữ lịch sử để tham khảo và phân tích.

4. Kịch bản sử dụng (Use case)

   Ví dụ: Dự án “Ra mắt sản phẩm mới”

1. 1. Leader tạo dự án → thêm 10 thành viên tham gia.

   2. Tạo các task: Thiết kế, Quảng cáo Facebook, Chuẩn bị sự kiện ra mắt…

   3. Mỗi task có deadline, checklist chi tiết, báo giá và phân công rõ ràng.

   4. Trong quá trình thực hiện, thành viên cập nhật tiến độ và trao đổi qua bình luận (@tag người liên quan, gửi file đính kèm, chat nhanh). Nếu cần, có thể mở kênh trao đổi trực tiếp với khách hàng để xác nhận hoặc phản hồi.

   5. Leader nhận thông báo khi có chậm trễ hoặc yêu cầu thay đổi.

   6. Sau khi hoàn thành, hệ thống báo cáo toàn bộ tiến trình và hiệu quả theo thời gian thực.

5. Lợi ích thực tiễn

• Giảm 30-50% thời gian quản lý dự án so với Excel/email.

• Giúp giảm trễ hạn nhờ hệ thống nhắc nhở thông minh.

• Nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm cá nhân.

• Cung cấp dữ liệu đo lường hiệu quả nhân viên.

6. Quản lý Feedback & Ticket hỗ trợ

• Gửi feedback trực tiếp: Khách hàng có thể góp ý hoặc phản hồi ngay trong dự án.

• Quản lý ticket: Ghi nhận, phân loại và theo dõi trạng thái yêu cầu hỗ trợ (Open, In Progress, Resolved).

• Liên kết với công việc: Ticket hoặc feedback có thể gắn trực tiếp vào task/dự án để xử lý nhanh chóng.

• Thông báo tức thời: Hệ thống gửi thông báo khi có feedback hoặc ticket mới.

• Lưu trữ lịch sử: Toàn bộ phản hồi và xử lý ticket được lưu lại để phân tích chất lượng dịch vụ.