Module Quản lý hóa đơn trong GoClick là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, xử lý và tối ưu hóa dòng tiền. Từ việc tạo hóa đơn, gửi thông báo, đến cập nhật trạng thái thanh toán và lịch sử hoạt động – tất cả đều được tích hợp trên một giao diện trực quan, dễ sử dụng.
1. Giao diện tổng quan hóa đơn
Giao diện hiển thị các chỉ số tài chính quan trọng:
-
Hóa đơn đã thanh toán: Tổng số tiền đã thu được.
-
Hóa đơn chưa thanh toán: Tổng số tiền còn nợ.
-
Tổng số hóa đơn: Phân loại theo trạng thái.
Trạng thái hóa đơn gồm:
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Chưa thanh toán | Hóa đơn chưa có khoản thanh toán nào. |
| Thanh toán một phần | Khách hàng đã thanh toán một phần, hệ thống tự động tính số dư còn lại. |
| Đã thanh toán | Hóa đơn đã được thanh toán đầy đủ. |
| Quá hạn | Hóa đơn chưa thanh toán sau ngày đến hạn. |
| Chờ thanh toán | Đang xử lý thanh toán, ví dụ chuyển khoản chưa xác nhận. |
Người dùng có thể lọc theo người dùng, gói dịch vụ, trạng thái hoặc tìm kiếm nhanh bằng từ khóa.
2. Tạo hóa đơn mới
Giao diện tạo hóa đơn bao gồm:
2.1 Thông tin khách hàng
-
Người nhận, địa chỉ gửi, ngày hóa đơn, hạn thanh toán.
-
Tùy chọn hiển thị ngày gửi nếu khác với ngày lập hóa đơn.
2.2 Thiết lập thanh toán
-
Phương thức: Chuyển khoản, thẻ tín dụng, tiền mặt, ví điện tử, Paypal…
-
Ngôn ngữ hóa đơn, loại hóa đơn, đơn vị tiền tệ.
-
Tùy chọn gửi hóa đơn qua email.
2.3 Thêm sản phẩm/dịch vụ
-
Tên sản phẩm, mã số, số lượng, đơn giá, thuế suất.
-
Tự động tính tổng cộng, chiết khấu, điều chỉnh.
2.4 Ghi chú & điều khoản
-
Ghi chú của khách hàng.
-
Điều khoản & điều kiện thanh toán.
3. Nhắc nhở & lịch sử hóa đơn
3.1 Tạo lời nhắc thanh toán
-
Chọn ngày cần thông báo.
-
Gán người phụ trách và liên quan đến giao dịch cụ thể.
-
Thiết lập loại nhắc nhở, chu kỳ lặp lại.
-
Gửi SMS hoặc email tự động đến người dùng.
3.2 Nhật ký hoạt động
-
Ghi nhận các hành động như: tạo hóa đơn, chỉnh sửa, thanh toán.
-
Hiển thị thời gian và người thực hiện.
-
Giúp kiểm tra lịch sử giao dịch minh bạch.
4. Ví dụ minh họa trạng thái thanh toán
| Mã hóa đơn | Tổng tiền | Đã thanh toán | Còn lại | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| INV-669 | 2,200,000 | 0 | 2,200,000 | Chưa thanh toán |
| INV-670 | 2,200,000 | 1,000,000 | 1,200,000 | Thanh toán một phần |
| INV-671 | 2,200,000 | 2,200,000 | 0 | Đã thanh toán |
5. Lợi ích nổi bật
-
Tăng tốc độ xử lý hóa đơn và thu hồi công nợ.
-
Giảm sai sót trong quá trình lập và gửi hóa đơn.
-
Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong giao dịch.
-
Tích hợp chặt chẽ với các module khác như nhiệm vụ, nhắc nhở, dự án.
-
Hỗ trợ báo cáo tài chính và phân tích dòng tiền hiệu quả hơn.